Vorteile eines elektronischen Tätigkeitsberichts
Wie verbessere ich unsere Firmenabläufe?
Besseres Verständnis der Firmenabläufe können aus den Tätigkeitsberichten abgeleitet werden, dies nutzen viele Firmen, um Optimierungen am Ablauf durchzuführen, um eine höhere Effizienz für zukünftige Tätigkeiten zu entwickeln. Dies ist für Firmen von der Einzelperson, dem Start-up, bis hin zu Unternehmen mit zehntausenden Mitarbeitern ein sehr großer Vorteil, denn sie können hier zeitnah Verbesserungen umsetzen.
Was steht in einem Tätigkeitsbericht?
In einem Tätigkeitsbericht finden sie viele Hinweise durch Angaben der Fakten, welche Produkte sich gut verkaufen. Man erkennt zeitnah, ob ein Produkt oder eine Dienstleistung noch zusätzliche Leistungen erzeugt und ob man den Ressourcen-Einsatz anpassen muss. Somit ermitteln sie aktuell, wie ihr Management reagieren muss, um wachsen zu können.
Warum sollte ich einen Tätigkeitsbericht erstellen?
Die erhobenen Daten haben einen Grund. Sie müssen sich und ihrem Partner vermitteln, was ihre Tätigkeit war, und was durchgeführt wurde. Transparenz wird hier erzielt, indem alle Fakten erfasst und in einer Dokumentation zusammengefasst werden. Ist dies geschehen, gilt es dem Partner diese Daten zeitnah zu übermitteln, da hier ein Zusammenhang zwischen ihrer Tätigkeit und dem Bericht steht. Es können auch vom Berichtsempfänger Fragen gestellt werden, die Unklarheiten ausräumen.
Ist der Aufwand eines Tätigkeitsberichtes gerechtfertigt?
Um die Transparenz und Nachvollziehbarkeit in elektronische Tätigkeitsberichte zu bringen, ist es ein Vorteil, wenn dies mit einer unterstützenden Datenbank geschieht. Berichte können dadurch gespeichert werden. Dies wiederum führt dazu, dass auch Wochen, Monate oder Jahre später einsehbar ist, was in der Vergangenheit berichtet wurde, und somit als Grundlage diente.
Um eine klare und einfache Kommunikation zwischen dem Berichtsschreiber und dem Berichtsempfänger aufzubauen, nutzen elektronische Tätigkeitsberichte das Medium E-Mail als Übertragungsweg, um den Bericht nach dem Beenden an den Berichtsempfänger zu senden.
Das in schriftlichen Berichten durchgeführte Unterschreiben kann hier entfallen, da die E-Mail als rechtsgültige Übermittlung dient.
Gibt es Vorteile eines elektronischen Tätigkeitsberichtes?
Um eine Abrechnung von Tätigkeiten von Kunden mit einer Software durchzuführen, enthalten elektronische Tätigkeitsberichte die Möglichkeit, über Auswertungen gesammelt über einen Zeitraum oder einzeln die gespeicherten Tätigkeitsberichte als Übersicht auszugeben. Wenn diese bei der Rechnungserstellung mit übermittelt wird, dann besteht ein direkter Bezug, denn die Einzelberichte wurden schon übermittelt. Rückfragen und Bezweiflung werden hiermit fast auf Null gesenkt. Dies können wir über Jahre belegen.
Nichts auf der Abrechnung vergessen!
Es ist in Gesprächen belegt, dass ein nicht unerheblicher Teil der Dienstleistungen nicht berechnet werden, weil sie schlicht und ergreifend „vergessen“ werden. Dies ist bares Geld, das Ihnen nicht zur Weiterentwicklung Ihrer Firma zur Verfügung steht. Die Nutzung eines elektronischen Tätigkeitsberichtes hilft einem bei der ganzen Entfaltung des Potentials und sichert somit das Fortbestehen Ihres Unternehmens.
Mehr als 10 Jahre elektronische Tätigkeitsberichte, zeitnaher Kontakt mit den Kunden und keine nennenswerte Reklamation bestätigen, dass dies ist, was der Kunde wünscht. Schöpfen Sie Ihr Potential voll aus. Nutzen Sie Ihre Daten.
Thomas Spreitzer
Geschäftsführer TSE Services GmbH